Graffer® 手続きガイド とは?

Graffer® 手続きガイドとは、スマートフォンやウェブから、質問に答えていくだけで自分に必要な手続きが分かる、市民向けの手続き案内サービスです。

エクセルシート1枚を入稿するだけでシステムが動作するため、複雑な設定や準備は不要です。最短5営業日での運用開始も可能です。

Graffer® 手続きガイド

製品の特長


エンドユーザーは質問に答えるだけ

難しいマニュアルや電話応対を削減

エンドユーザーは質問に答えるだけ

スマートフォン・ウェブからボタンを押していくだけで市民が必要な手続きを調べられます。

アルゴリズムが効率の良い順番で質問を提示し、調べる時間を削減。自治体側の市民応対コストも削減します。

入稿データはエクセルシート1枚で管理可能

高度なITスキルも追加費用も不要

入稿データはエクセルシート1枚で管理可能

手続きガイドを動作させるのに必要なのは、考えうる手続きとその条件を並べた1枚のエクセルシートだけです。

IT担当者でなくても管理ができ、手続きガイドを簡単に追加・編集できます。

最短5営業日で稼働開始

専門コンサルタントが導入をサポート

専門コンサルタントが導入をサポート

自治体への導入にあたっては、複雑な手続きを扱う専門の担当者が初期のコンテンツ作り、動作確認、コンテンツ改善から稼働開始までのすべてをサポートします。

【導入事例】鎌倉市様


鎌倉市では、行政改革の一環として、窓口における手続き業務における問題点の洗い出しを行った結果、以下のような課題が浮き彫りになりました。

  • 窓口における手続きのうち、半分以上が結婚・離婚、引越し、出生、死亡・相続などのライフイベントに関連するもので占められていた。
  • これらライフイベント関連の手続きにおいて、市民は「自分がやるべき手続き」を正しく把握できていないケースが少なくなく、必要な手続きが漏れていたり、必要な持ち物を持参しておらず再来庁が発生したりといった手間が各所で発生していた。
  • 現在の市のウェブサイトでは、必要事項が文章で記載されてはいるものの、分量が多く、自分にとって必要な手続きを市民が簡便に理解する手段がなかった。

上記のような課題を解決するため、鎌倉市では当社の手続きガイドの導入を決定しました。

エクセルのコメント機能でレビュー

導入に向けて必要なコンテンツ制作の過程では、当社スタッフが作成したエクセルファイルを市民課のスタッフに共有。エクセルファイル上でコメント・レビューを行っていただく形でコンテンツの改善を行いました。

製作途中でも実機で動作確認

製作途中のコンテンツは随時、テスト環境にアップロードし、ウェブやスマートフォンから鎌倉市・グラファー側双方で動作を確認。実際の利用者の視点でシステムを触りながら必要な改善サイクルを回し、コンテンツ品質を高めていきました。

開発チームによる機能追加を並行実施

コンテンツの改善と並行し、開発チームでは、市役所側の業務フローや市民の行動実態に関するヒアリングを行い、様々な機能改善を実施しました。Google Mapsと連携した手続き場所の案内機能や、手続き場所ごとに持ち物を整理して表示する機能、また用語解説機能などは、こうした改善の過程で盛り込まれたものであり、手続きガイドをご利用になる全自治体で利用可能な標準機能となりました。

対象市民の多くが既にサービスを利用

2018年11月下旬の市民向けのウェブサイト公開後、定期的なアクセス数や利用動向のモニタリングを実施し、当社より鎌倉市への毎月のレポーティングを実施しています。

最新のデータによると、月間1,000人以上の市民の方が手続きガイドを利用しています。鎌倉市において、手続きガイドが対象とするライフイベント関連の手続きが月間1,500件ほどであることを考えると、多くの市民が既に手続きガイドを使って手続きを調べている計算になります。

導入決定から3カ月で運用開始

導入までに必要となった実際の作業工数は、鎌倉市側におけるコンテンツのレビュー・公開判断のみであり、導入の正式決定から運用開始までは3カ月程度となりました。

当社では、鎌倉市様との共同作業のなかで得られた知見をまとめ、コンテンツの製作フローを見直し、コンテンツの品質を高めながら、運用開始までの期間をさらに短縮できるよう工夫を続けています。

導入事例のポイント

  • ライフイベント関連の手続きをスマートフォンやウェブからかんたんに調べられる手続きガイドを導入し、対象市民の過半数が利用
  • 現場へのヒアリングを通じて得られた知見から機能の追加・改善を実施。その成果はサービスを導入するすべての自治体が即座に利用可能
  • 導入の際に起こった課題点や議論の結果をナレッジ化し、すべての自治体様へ横展開することで、コンテンツ品質の向上と運用開始までの期間短縮をはかる