全庁的なデジタル変革を進める長崎県佐世保市。令和4年度までに「地方公共団体が優先的にオンライン化すべき手続き」および年間申請件数100件以上手続きのオンライン化を目指すDX推進室では、担当課が申請書などの情報を提供し、DX推進室が申請フォームを作成する分担で進めています。分担の背景にはどのような発想があるのでしょうか。
長崎県佐世保市：243,223人（令和2年国勢調査）
平松：庁内で実施した棚卸し調査を行った結果をもとに、令和4年度までに「地方公共団体が優先的に推進すべき手続き」および年間申請件数が100件以上の手続きについてオンライン化することを目指しています。すでに個別の業務システムなどでオンライン化が完了している手続き以外に関して、順次オンライン化を進めています。
平松：最も優先する手続きは、令和2年に策定された「デジタル・ガバメント実行計画」および「自治体DX推進計画」を参考にして絞り込みました。デジタル・ガバメント実行計画の中の「地方公共団体が優先的にオンライン化を推進すべき手続」、自治体DX推進計画の中の「特に国民の利便性に資するオンライン手続」のうち、佐世保市がまだ対応していない手続きを優先することとしました。
平松：次に優先する手続きとして、年間申請件数が100件以上の手続きを対象としました。棚卸し調査で回答のあった、年間100件以上の手続きに関しては、すべてをオンライン化する方針です。
平松：本来はすべての手続きをオンライン化することが望ましいのですが、一度にすべてをオンライン化することは難しいため、申請件数が少ない申請については、担当課の業務負荷を検討したうえで、順次対応していきたいと考えています。
佐世保市では、優先順位を明確にしてオンライン化を進めている。
平松：担当課が、制度に関する情報や申請様式の提供、構築後のテストを実施。DX推進室がヒアリングを行ったうえで要件を整理し、申請フォームの作成や修正を行っています。
平松：限られた期間の中で、オンライン化に対応することを優先したためです。佐世保市では、これまで図書の貸し出し予約や電子入札といった手続きでのオンライン化に対応していましたが、その他の申請については未対応でした。デジタル変革に向けた庁内のハードルは比較的高い状況だったため、まずはDX推進室が申請フォームの作成を担うこととしました。
平松：申請フォームの作成は、慣れれば30分もあればできるものが多くあります。項目数にもよりますが、修正の場合にも、多くは10分ほどで完了します。作成する数が多いと一定の負荷はかかりますが、オンライン化の取り組みとして必要な作業のため、丁寧に進めています。
富永：担当課からのヒアリングで得た情報をもとに、DX推進室がおおよその申請フォームを作成します。そこから担当課が内容を確認して、2、3回往復の修正を行って完成します。
左から、総務部 DX推進室 富永 愛美氏、平松 純一氏、係長 金ヶ江 佐代子氏
平松：全体の状況にあわせて、柔軟に対応していく予定です。申請フォームを作成する役割を担当課に移行していくことも視野に入れています。オンライン化が進み、市民からのオンライン化へのニーズが増えていけば、オンライン申請に対する全庁的な取り組み方も変化してくると思います。
平松：オンライン化を進めるにあたっては、担当課に向けた説明会を実施しています。説明会の中でオンライン申請の画面を直接見てもらったり、テスト申請を実際に行ってもらうことなどにより、取り組みが進むように工夫しています。
平松：本市も試行しながらではありますが、オンライン化の説明をする際に、申請画面のサンプルを見せるのは、やりやすい方法と感じています。担当課と共通したイメージがない中で話を進めるよりも、目の前にサンプルがあった方が実現の障壁が低くなるためです。
金ヶ江：担当課からは、「DX推進室にリードしてもらえるのが大変ありがたい」という反応がありました。市民サービスの観点で、窓口や郵送でしか申請ができないことに課題を感じている担当課も多くあります。押印廃止の流れもあり、申請件数が多い課や業務負荷が大きい課に対しては、オンライン化の取り組みが進めやすい状況になっていると感じます。
参考：佐世保市消防局の事例『消防に関する届出のオンライン化を進める佐世保市「急な出動の場合に受け付けが困難」を解決』
平松：市民からは「簡単にできた」など、オンラインのメリットを評価する声がありました。今後、住民票の請求や転出届など市民により身近な手続にオンライン申請を拡大することによって、より幅広い意見が集まるのではないかと考えています。
富永：申請フォームを作成する際には、できるだけ、パソコンやスマートフォンで入力しやすいフォームを心がけました。例えば、申請書の項目をある程度まとめたり、表現方法を変えたりといった工夫を行いました。「条件分岐機能（※）」を活用して、質問項目を可変式にすることによって、不要な設問には回答しなくてよいようにすることにも配慮しました。条件分岐を適切に使うことで、申請間違いの削減にもつながるため、今後も活用して改善を重ねていきたいと考えています。
（※）「条件分岐機能」とは
条件分岐機能とは、回答した内容によって、次に続く設問を出し分けることができる機能です。
平松：佐世保市のホームページや公式SNS、市長の記者会見などにおいて行政手続きのオンライン化を広報しています。市のホームページでは、オンライン申請の一覧ページを設けたり、トップページの目立つ位置に配置するなどの工夫をしています。
あわせて2021年度、初めての取り組みとして、市民向け講座「スマートフォンでできる！デジタル活用・体験講座」を開催しました。市民向けの講座を行った背景には、デジタル活用に対する苦手意識のある方々が、苦手意識を払しょくし、デジタルを活用できるようにしていくことが、デジタル活用力を底上げする上で重要であるという考えがあります。
他にも、FMさせぼのラジオ番組に出演し、市民に向けてオンライン申請の取り組みやメリットを紹介する取り組みを行っています。
ラジオ収録時のイメージ（写真はイメージです。佐世保市ホームページから引用。）
平松：「デジタル活用・体験講座」は、市民向けにスマートフォンの操作方法などを体験してもらうことを目的とした市民講座です。スマートフォンの操作や機能の体験に加えて、「デジタルを活用した行政サービス」について紹介を行いました。その取り組みの一つとして、行政手続きのオンライン化についても紹介しています。紹介の中では2次元コードを配布して、テスト申請ができるようにしました。
平松：計画に基づいてオンライン化を進めていきながら、すでに対応したオンライン申請の改善も行っていきたいと考えています。市民にとってより便利で使いやすいオンライン申請の取り組みを進めていきます。
取材：柏野 幸大、本山 紗奈、東 真希 / 写真：本山 紗奈 / 文：東 真希 （Govtech Trends編集部）
（※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。）
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