入札参加資格のオンライン化に取り組む大分県。紙で受け付けていた頃と比較して、どのような違いを感じているのでしょうか。電子申請システムを「Graffer スマート申請」へ刷新したことによって感じている変化とあわせてお伺いしました。
大分県 1,123,852人（令和2年国勢調査）
「入札参加資格申請」とは
県が発注する競争入札に参加しようとする事業者があらかじめ取得すべき資格の申請です。大分県では、入札参加資格のうち情報システム開発業務に関する競争入札の参加資格申請をオンライン化しています。
菊池：以前は、入札参加資格をすべて紙で処理していたため、簿冊の保管場所が必要でした。しかし現在では決裁処理も含めてデジタル化したため、紙が不要となり、保管場所も一切必要なくなりました。
また以前は、過去の資料を探す際、手作業で簿冊を確認する必要がありました。しかしオンライン化したことによって、過去の情報が検索できるようになり、紙をめくって探す作業は不要になりました。データ保管になったことによって、電話があった際などにも重い簿冊を取りに行くことなく、机で電話を取ったまま対応できるようになりました。
菊池：オンライン化する前は、提出書類に不備等があった場合、再提出のために窓口に来ていただいたり、郵送で送っていただいたりする必要があったため、事業者に手間がかかっていました。現在は、不備等があった際にも、事業者はオンラインで再提出するのみのため、来庁や郵送は必要ありません。
菊池：事業者の方からは、「押印が不要だったので、社内的にもスムーズに申請準備を行うことができた」、「システムへ直接入力するのではなく、エクセル等で作成した資料を添付するようになっていたため、操作が分かりやすく良かった」などの反応がありました。苦情などは特になく、想定通りの反応をいただくことができたと考えています。
松原：システムの刷新によっていくつかの変化がありました。その一つ目が、利用者の声が多く集まるようになったことです。旧システムでは、オンライン申請を利用した方の声を収集する仕組みが十分ではありませんでした。そのため、利用者の声をもとに、システムを徐々に改善していくという取り組みを行うのは簡単ではありませんでした。しかし、新システムである「Graffer スマート申請」は、オンライン申請の画面遷移の中で、利用者からのアンケートを取ることができます。利用者にとっては、簡単にパッと回答できるUIとなっているため、良い声も悪い声も、ダイレクトに把握できるようになった感覚があります。
松原：全庁的にも「Graffer スマート申請」の利用者アンケートを活用して、改善につなげるように働きかけています。旧システムでも利用者のアンケート自体は取得できましたが、件数はそれほど多くはありませんでした。新システムにおいては、アンケートの件数が旧システムの20倍に増加し、改善活動がより行いやすい環境が構築できています。
松原：利用者アンケートは、現場のモチベーションアップにもつながっています。オンライン申請の利用者からのフィードバックを日常的に受けることによって、「誰のためにオンライン化をしているのか？」といった振り返りにもなっています。
菊池：二つ目の変化は、UIの分かりやすさによって事務運用がやりやすくなった点です。「Graffer スマート申請」では、職員が申請の履歴をタイムライン形式で確認することができます。例えば、申請を受け付けた後、差し戻したり、再度受け付けを行ったりした場合も、すべての履歴をひと目で確認することができます。以前のシステムでは、申請の現在のステータスは分かるものの、履歴を見るのは簡単ではありませんでした。履歴が簡単に確認できることによって、別の担当者が処理をした申請についても、状況が一目瞭然なので重宝しています。
菊池：利用者目線では、システムの刷新を機に申請フォームを見直すことによって、利用者が自分に関係のある添付書類だけを提出できるようになりました。この見直しに役立った機能が、条件分岐機能です。
例えば、入札参加資格の変更届は、変更内容によって添付書類が異なります。旧システムでは、項目の出し分けができなかったため、すべての書類について任意の添付欄を用意しておいて、事業者自身が必要な項目を判断する必要がありました。
しかし「Graffer スマート申請」では、選択した項目に応じて、次の項目を出し分けられるので、利用者は意識することなく、必要な添付書類だけを添付できます。提出漏れなどがより発生しにくい申請フォームを構築できたことで、利用者のメリットにつながっていると感じます。
菊池：利用者は、添付ファイルの容量をほとんど意識することなく、申請できるようになりました。旧システムは20MBまでしか添付ファイルを受信できない仕様でしたが、「Graffer スマート申請」では、100MBまで受信できます。入札参加資格の添付資料は約10種類と数が多く、旧システムの頃は「ファイルを添付できない」という問い合わせが多くありましたが、現在はほとんどなくなりました。たまに問い合わせがある場合には、分割したり圧縮したりして添付してもらうようにしています。
菊池：「Graffer スマート申請」はシンプルで、簡単に申請フォームを作成できる電子申請システムです。今後は、さらに活用の幅を広げ、情報システム競争入札以外の物品調達等に関する入札参加資格についても、オンライン化を進めていく予定です。全庁的にも、2024年度末までに「オンライン化100％」を目指しているため、着実に取り組みを進めていきたいと考えています。
参考：大分県のDXの進め方に関する事例『【DX推進 デジタル化のヒント】2024年度末までに「オンライン化100％」を目指す大分県流の進め方』
取材：本山 紗奈 / 文：東 真希 / 写真：佐竹 佳穂（Govtech Trends編集部）
（※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。）
大分県が取り組む、入札参加資格に関するオンライン手続きは「Graffer スマート申請」によって実現できます。導入時は、優良事例を取り込んだテンプレートを活用可能です。費用や導入期間については、 無料お問い合わせからお気軽にご相談ください。
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人口：
112.39万人（令和2年国勢調査）
導入サービス：
Graffer スマート申請
