行政手続きの100％電子化を目指して、2020年度から取り組みを進める大分県。デジタル化を急速に進める中、職員の意識改革や人員の確保をどのように行っているのでしょうか。
大分県 1,123,852人（令和2年国勢調査）
小石：大分県では、「県民の利便性・負担軽減を重視し、行政の都合を排除すること」を明確に示しながら、「県民目線の行政サービス」と「行政事務の効率化」の実現を目指しています。
小石：具体的な取り組みとしては、2024年度末までに手続きを100％オンライン申請に対応することを目標としています。2020年度末には押印を廃止。2021年度には総務部電子自治体推進室を設置しました。
木口：まずは、2020年度に手続きの棚卸しを行いました。その結果をもとに、年間の手続き数が多いものから段階的にオンライン化を進めています。
先行して、年間申請件数100件以上の手続きについて、2023年度末までにオンライン化する計画です。年間申請件数100件未満の手続きについては、2024年度末までに対応する計画です。
木口：最終的には、申請数がゼロの手続きを除く、約3,500手続きをオンライン化する計画です。2021年度には対象の手続きについて、所管する所属長にオンライン化の予定時期を決めてもらったうえで、スケジュールを一覧に取りまとめました。
木口：大分県では、電子自治体推進室においてBPRアドバイザーと担当者を、会計年度任用職員として計4名配置しています。
木口：BPRアドバイザーは、担当課との調整やデジタル化の支援、進捗管理などを担当しています。もともと行政関連のシステムベンダーで勤務経験のある方を採用し、この方を中心に担当課との調整をスムーズに進めています。
木口：その他の担当者は、年間申請件数が100件以上の手続きの申請フォームについての作成支援を行っています。また、年間申請件数100件未満の手続きについても、担当部門へのアドバイスや業務フローの見直し支援などを担っています。
木口：電子申請システムの使い方については、グラファーが開催している合同研修への参加を促しています。あわせて、県独自に職員向けの手順書や解説動画を用意したり、優良事例の共有などを行ったりすることによって、年間申請件数が100件未満の手続きについても、担当課の職員自らが、申請フォームを作成できる環境を整えています。
木口：各担当課においては、着実にオンライン化が進んでいます。その追い風となったのが、ノーコードで申請フォームが作成できる「Graffer スマート申請」の存在です。従前のシステムもノーコードではありましたが使いにくく、なかなか職員に浸透しませんでした。「Graffer スマート申請」の導入時も不安を感じる職員がいましたが、テスト環境で実際にフォームを作ってもらったり、部局ごとに説明会を行ったりすることで、職員でも簡単で気軽に使いこなせるシステムだと理解してもらいました。現在では、各担当課で作成が進んでいます。
木口：利用者が便利になるような申請フォームにするように配慮しました。例えば、申請フォームを利用して手続きを行うのが「個人」なのか「法人」なのかによって、申請フォームの設計思想を変えています。
木口：個人の場合には、スマートフォンからの申請を前提とした申請フォームとなるようにしています。そのため、「フォームへの入力」や、「写真・画像の添付」といった操作を前提とした申請フォームとなるよう全体を設計します。
一方で法人の場合には、パソコンからの申請を前提としています。法人では申請内容をExcelやWordなどの様式で作成し、社内稟議（りんぎ）を回した後に申請するようなケースが多いと考えられます。そのため、フォームへの入力は基礎情報のみにして、それ以外はそのまま添付ファイルで提出できるように設計します。
ただし、申請を受け付けた後の処理で、申請情報をデータ連携する場合には、データはフォームに入力してもらいたいこともあります。そのため、データ連携による省力化効果が大きい項目については、フォームへの入力を前提として設計しています。
木口：各部署が似たような申請を受け付けている、財産貸し付け、目的外使用、後援・共催については、庁内でフォームをコピーするようにしています。フォームをゼロから作るのではなく、コピーしてから作ることによって、より効率的にオンライン化を進めることができます。
木口：また、申請フォームに記載する内容については、フォーム単体で考えるのではなく、県の公式ホームページの案内とセットで考えるようにしています。利用者にとってはホームページで申請方法を確認することになるので、ホームページを充実させることが問い合わせを減らすことにもつながります。
木口：これまで本人確認に住民票の写しや印鑑証明書が必要だった手続きについて、代替手段としてマイナンバーカードによる本人確認が行えるようにする取り組みを行っています。
例えば住民票の写しにより、基本4情報の確認を行っている手続きについては、マイナンバーカード表面の写真で本人確認を行い、印鑑証明書による確認が必要な手続きについては、マイナンバーカードの公的個人認証機能を行っています。
木口：今後も「県民の利便性・負担軽減を重視し、行政の都合を排除すること」を念頭に、手続きのオンライン化や職員の意識改革、申請フォーム等の改善を行っていきたいと考えています。改善に当たっては、利用者からのアンケートをもとにしながら、より使いやすく、分かりやすいシステムを目指していきます。
また、電子決裁やデータ連携などを通じて、内部業務の効率化にも取り組んでいきたいと考えています。申請の受け付けのみをオンライン化しても、運用上、紙で印刷してシステムに入力するようでは、職員にとってデジタル化のインセンティブが少ない状態となってしまいます。データ連携を推進して、庁内全体のデジタル化や業務効率化に取り組んでいきます。
（※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。）
取材：本山 紗奈 / 文：東 真希 / 写真：佐竹 佳穂 （Govtech Trends編集部）
大分県が取り組む、全庁的なオンライン化の推進は「Graffer スマート申請」によって実現できます。導入時は、優良事例を取り込んだテンプレートを活用可能です。費用や導入期間については、 無料お問い合わせからお気軽にご相談ください。
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人口：
112.39万人（令和2年国勢調査）
導入サービス：
Graffer スマート申請
