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2022.03.15 Tue

【DX推進 デジタル化のヒント】(前編)なぜ直方市はたった6カ月で「全部署の半数超」がオンライン申請を構築できたのか

福岡県直方市は、2021年1月にDX推進本部を立ち上げた後、たった6カ月で全部署の半数超である52%がオンライン申請の構築を経験。「Graffer スマート申請」を通じて、全庁的なオンライン化を進めています。前編では、この取り組みを支えた、直方市流の組織づくりを中心に、庁内の調整をどのように進めたのかを伺います。

福岡県直方市:56,212人(令和2年国勢調査)

【DX推進 デジタル化のヒント】(前編)なぜ直方市はたった6カ月で「全部署の半数超」がオンライン申請を構築できたのか

お話を伺った直方市企画経営課の皆様

宇山 裕之氏(総合政策部 企画経営課 課長)
人事課、総務課など主に内部事務の職を歴任。業務改善を得意とする。
山中 伸朗氏(総合政策部 企画経営課 DX推進係 係長)
財産管理課、人事課等を経た後、国土交通省に出向し、地理空間情報(GISオープンデータ)の整備を経験。DX推進係長として、推進体制の構築や全体調整を行う。
品川 将志氏(総合政策部 企画経営課 DX推進係)
直方市教育委員会を経てDX推進係に着任。現場とトップをつなぐハブの役割を果たす。

【担当課との調整、進め方】ワーキングチームを活用

——オンライン申請の導入時には、「負担が増えないか」「運用変更はどの程度発生するか」といった不安もあるかと思います。直方市では庁内の調整をどのように行ったのでしょうか。

品川:直方市では、ワーキングチームを設置してオンライン化を進めました。ワーキングチームは、各課の担当者が集まってオンライン化の状況を確認したり、疑問点を洗い出すことによって、現場においてオンライン申請の推進を行うチームです。2カ月で1クールの期間で実施しており、参加するメンバーは各課の係員です。

議論を交わす、ワーキングチームのメンバー

——なぜワーキングチームを設置しようと考えたのでしょうか。

品川:現場職員の意見を尊重し、一緒になって構築を進めていきたいと考えたからです。初めてオンライン化に取り組む職員が大半のため、必要以上に「難しい」と思い込んでいるケースもあります。しかし、実際にはオンライン申請の構築に専門的なスキルは必要ありません。そこで、ワーキングチームの取り組みを通じて、現場の職員に、オンライン申請は誰にでもできるものだと分かってもらいたいと考えました。

——庁内の調整に悩む自治体の参考になりそうな取り組みです。ワーキングチームを含めた、DX推進プロジェクトの全体としては、どのような組織体制なのでしょうか。

品川:全体としては、直方市におけるDXに係る施策を総合的かつ計画的に推進するために、「DX推進本部」を設置しています。「DX推進本部」は、市長をCIO(※1)として、CIO補佐官、副市長、教育長、部長級の職員で組織されており、市のDXに係る全体方針を定めたり、意思決定を行ったりします。DXを進めるにあたっては高度な専門的知見が不可欠なため、CIO補佐官として外部の有識者を招聘(しょうへい)し、CIOのマネジメントを補佐していただいています。

※1 CIO(Chief Information Officer)とは、最高情報責任者を意味します。

この「DX推進本部」を中心に設置しているのが、三つの「専門部会」です。専門部会では、DXを推進するために必要な検討課題について話し合います。この専門部会の一つである「オンライン申請推進部会」の中に、「ワーキングチーム」を設置しています。

現場の意見をうまく吸い上げながら、トップの意志が反映されるような組織体制を構築している。

——直方市の組織づくりは、「行政DXはボトムアップ型がよいのか、トップダウン型がよいのか」に対する一つの答えとなると感じます。

山中:変革の際には、トップの明確な意志やリーダーシップは欠かせません。しかし、トップが本気でも、現場の反発があれば思うように進みません。「どうしたら各担当が自分ごととして取り組むようになるのか」。こういった課題に対する一つの答えが、「ボトムアップ型とトップダウン型を両立させること」だと考えています。

ボトムアップ型の観点では、ワーキングチームを通じて、現場が主体的に取り組める体制作りを意識しています。現場から出た声やニーズを無視していては、オンライン化はなかなか浸透しません。業務視点のアイデアや課題、現場の「やりたい」という気持ちを、組織として受け止めるのがワーキングチームです。

トップダウン型の観点では、DX推進本部において、市長や副市長が方針を明確に定めて、庁内や市民に発信する取り組みを行っています。方針が定まっていることは、全庁を挙げて進めやすい環境のベースとなります。

そして、トップと現場をつなぐのが、推進部会です。それぞれの推進部会は課長級の職員で構成されており、DX推進本部で決定した大きな方針をもとに、具体的な施策や手続きを決定します。このようにすることによって、いつの間にか庁内全体に「やるんだな」という雰囲気ができている。少なくとも「上が勝手にやっている」という話にはなりにくくなります。

山中氏が、推進体制の構築や全体調整を担う。

——DXを進める際の課題を、組織体制でうまく受け止めていますね。

山中:このような組織体制によって、推進しやすい環境が整う一方で、組織体制だけではうまくいかず、人間的な面が必要となることも実際にはあります。その役割を担うのが、DX推進係の品川です。品川は、現場にうまく入っていってサポートを行う「潤滑油」のような役割を果たしています。変革を進めるためには、品川のように、現場それぞれの状況に応じて臨機応変に対応するハブとしての存在が必要不可欠だと考えています。

——組織体制に加えて、ハブとなる品川さんが「潤滑油」としての役割を果たしているのですね。他自治体では、例えば「何年間もこの運用をしているのだから、オンライン化する必要はない」といった現場職員の抵抗もあるとお聞きしています。

品川:現実として、どうしてもオンライン化がスムーズに進まないケースもあります。デジタル化を行うと運用変更の負荷がかかったり、一時的に業務が増える場合もあるため、このような現場の反応は当然です。そういった場合には、私自身が現場に入っていって、一緒に考えることを心がけています。

——現場をサポートするハブの役割については、他自治体のDX担当の方も非常に悩まれるポイントかと思います。具体的なエピソードがあればぜひ教えてください。

品川:手続きのオンライン化ではなく、内部事務のデジタル化の話になりますが、課内に座席を設けて一緒に改善案を考えるというようなことを行ったことがあります。初めは少しびっくりされましたが、検討は進みました。これは少し極端な例かもしれませんが、座席を設けて、一緒に考えて、そこからどう変えていけるかというコミュニケーションに結びつけた事例です。

——DX推進係が、隣の席でパソコンを設置し始めたら、確かに少し驚きますね。しかし、それくらいやらないと入っていけない場合もあるということですね。他自治体では、担当課が「やりたくない」と足踏みするケースもあると聞いています。そのような場合はどうしているのでしょうか。

品川:私自身、DX推進係に配属される前は教育委員会に在籍しており、デジタルにはそれほど詳しいわけではありません。そのため「オンライン化が絶対に正しいです。だからオンライン申請を入れましょう」というアプローチではなく、「私もデジタルに詳しくありませんが、それでも意外と簡単にできるようですよ」というコミュニケーションを取るようにしています。そうすると相手も、「やってみたら意外と簡単だな。自分でも全然作れるぞ」という方向に考えやすくなります。

組織間のハブとして動く品川氏。

——人間関係の中で、うまくバランスを調整しながら進めていくということですね。

山中:DXの目的は、変革(トランスフォーメーション)であって、デジタルは手段でしかありません。そのため、最終的に組織風土が変わる、職員の意識が変わるところまでやり切ることが重要です。だからこそ、人間関係をうまく作りながら進めていく、品川のようなハブの役割が重要なのです。

——他にも、例えば「地方は高齢化しているので、オンライン化は不要ではないか」のように、オンライン化に反対する声があがることもあるかと思います。こういった場合、どのように議論を進めるのでしょうか。

山中:一つは、エビデンスによる根拠の提示です。オンライン化できないと考える理由が高齢化なのであれば、例えば高齢者のスマートフォンの保有率をデータで提示するなど、主観ではなく、できるだけ客観的な根拠をもとに話し合うことによって、風向きを変えることを心がけています。

品川:もう一つは、連動する手続きの横調整を行うことです。例えば、転出などライフイベントを機に複数の手続きが必要となる場合、「他の課はオンライン化したのに、自分の課は対応していない」というのは市民の利便性を損なうことになるため、オンライン化を進める動機となります。このような働きかけを続けることも、庁内の雰囲気を変えることにつながります。

——トップダウン型とボトムアップ型を両立させる組織体制。そして、現場の風土を変えるためのハブの役割。この二つがそろった結果、庁内の雰囲気が変わることにつながったのですね。庁内の調整をするうえで、他にはどのような取り組みを行いましたか。

品川:ワーキングチームの会議の前には各課を回って、つまずいている点や疑問点を確認し、会議当日に、疑問点を解消できるように工夫しました。疑問点は似通ったものも多く、例えば、「オンライン申請の場合、本人確認はどのくらい厳密に行えばよいのか」「通知もオンラインで行いたい場合にはどうしたらよいか」などです。それらに対して、他の課の事例や、国から提供されている情報を一つひとつ解説しました。


山中氏が組織体制の構築を担い、品川氏が「潤滑油」のように各部署とのコミュニケーションを担う。その相乗効果で、庁内を少しずつ「オンライン化をやるんだな」というムードに変えていく。

後編では、DXを進めるうえで、市としてどのような計画を立てたのか、どのように対象手続きを選んだのかなどを伺います。

取材:柏野 幸大、本山 紗奈 / 写真・文:東 真希 (Govtech Trends編集部)
(※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。)

直方市が取り組む、全庁的なオンライン化の推進は「Graffer スマート申請」によって実現できます。導入時は、優良事例を取り込んだテンプレートを活用可能です。費用や導入期間については、 無料お問い合わせからお気軽にご相談ください。

グラファー Govtech Trends編集部

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