清水町「公園内行為許可・減免申請」のオンライン化で、申請時間を半減

静岡県清水町では、公園内行為許可・減免のオンライン申請を、旧システムから「Graffer スマート申請」に移行。システムの刷新とあわせて申請フォームの見直しを行うことによって、申請者と職員の負荷軽減に取り組んでいます。

静岡県清水町：31,710人（令和2年国勢調査）

「公園内行為許可・減免申請」のオンライン申請とは

——「公園内行為許可・減免のオンライン申請」はどのような仕組みなのでしょうか。

植松：公園内許可・減免のオンライン申請は、都市公園内でテレビやスチール撮影、イベントなどを行う際に必要な申請が、スマートフォンやパソコンから行える仕組みです。システムの刷新前から、約9割がオンライン申請を利用しています。

清水町では、都市公園内で撮影などを行う際の届け出と、公益性が高いイベントなどの場合に適用される減免の申請を、オンラインで受け付ける仕組みを提供している。申請者は、窓口に行かなくても、24時間いつでも簡単に申請を行うことができる。

——「Graffer スマート申請」を導入する前は、どのような方法で申請を受け付けていたのでしょうか。

大八木：以前は、県の電子申請システムを利用したオンライン申請を行っていましたが、契約満了を機に刷新しました。刷新の方針として、時間や場所の制約を無くすことや、煩雑な業務をよりシンプルにすること、住民の手間を省きながら、職員の業務効率化を実現することを重視しました。

企画課情報戦略係 主事補 大八木 貴也氏

システムの刷新を機に、申請者の手間を半減させることに成功

——刷新の際には、旧システムの内容をそのまま移行したのでしょうか。

植松：システムの刷新を機に、従来は二つに分かれていた申請フォームを、一つに統合しました。当初は、旧システムの内容をそのまま移行しようと考えていたのですが、利用者目線で考えた際、統合することによって、手間が大きく削減されるのではないかと考えました。

——二つあった申請フォームを一つに統合したということは、1フォームあたりの項目数が多くなったということでしょうか。

植松：二つあった申請フォームを統合しましたが、全体の項目数はほぼ半減しています。単純に統合したのではなく、項目を見直したためです。許可申請と減免申請の申請項目は、氏名、連絡先など、共通の内容が多かったため、フォームを統合することによって、重複している項目が省略できました。

総務課 主事 植松 勇二氏（導入当時、都市計画課公園みどり係）

——申請者の立場に立って考えると、これまでの半分の手間で申請できるようになったということですね。

植松：申請者が許可申請と減免申請を行う際にかかる時間は、以前の約2分の1になったといえます。

申請者が許可申請と減免申請をするためにかかる時間は、以前の半分に減少した。

——統合はどのような方法で実現できたのでしょうか。

植松：フォームを統合する際に役立ったのが「Graffer スマート申請」で提供されている「条件分岐機能」です。条件分岐機能は、申請者が選択した項目に応じて、次に回答する項目を出し分けられる機能です。

条件分岐機能を用いることで、回答内容に応じて次の設問を出し分けることができる。

今回の場合、申請フォームの中で「減免申請する」を選択すると「減免申請の理由」を選択できるようになります。反対に「減免申請しない」を選択すると、「減免申請の理由」を回答する項目は出現しません。このように、ユーザー目線の機能を活用することによって、重複する情報を省略し、申請者の手間を省いた申請フォームを作り上げることができました。

申請者からは「分かりやすくなった」の声

——実際に利用した申請者の方からは、どのような反応がありましたか。

植松：例年申請がある方からは、「分かりやすくなった」、「楽になった」という意見をよくいただきます。申請にかかる手間の削減につながっているのは、喜ばしいことです。

——システムを刷新したことによって、職員にはどのようなメリットがありましたか。

植松：職員の業務観点では、申請者との電話のやり取りが減少するメリットがありました。従来は、許可申請と減免申請の申請フォームがそれぞれ存在していたことによって、本来は減免申請の対象となるにもかかわらず、減免申請が行われていないケースがありました。このようなケースでは、職員が申請者に電話連絡を行い、減免申請を促す業務が発生していました。

また、従来のシステムでは、入力項目の必須・任意といった設定ができず、申請の必要がない項目まで入力されているケースがあり、入力制御も十分ではありませんでした。結果として、入力誤りが発生し、その都度申請者に電話で確認する必要がありました。システムの刷新によってこのような電話確認が減少し、職員の負担軽減につながっています。

オンライン化に対応した申請を徐々に拡大

——「公園内行為許可・減免申請」のオンライン申請について、今後は、どのようなことに取り組む予定でしょうか。

大八木：今後は、決済までオンラインでできるようにすることによって、申請者や職員のさらなる工数削減につなげていきたいと考えています。

オンライン決済を導入とあわせて、許可書の送付もオンライン上でできるようにすることを検討しています。現状は許可書と納付書をあわせて送付しており、これらの業務がデジタル化できれば、職員のさらなる業務効率化につながるのではないかと思います。支払いが行われない場合の督促電話も必要なくなります。

——清水町としては、今後さらにオンライン化を進めていく予定でしょうか。

大八木：今後も段階的にオンライン化を進めていきたいと考えています。まずは、今回のシステム刷新を通じて、もともとオンライン化されていたものについては移行が完了しています。

次の段階として、庁内での募集を行い、これまでオンラインに対応していなかった手続きのオンライン化を進めています。期間限定のものも含めると、約15の手続きがオンラインに対応しました。簡単にフォームが作成できるので、作成自体はスムーズに進んでいる印象です。引き続き、庁内への事例の紹介などを通じて、さらにオンライン化を進めていきたいと考えています。

取材：本山 紗奈 / 文：東 真希 / 写真：野手 咲芳、佐竹 佳穂（Govtech Trends編集部）
（※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。）

清水町が取り組む、公園内行為許可・減免申請に関するオンライン手続きは「Graffer スマート申請」によって実現できます。導入時は、優良事例を取り込んだテンプレートを活用可能です。費用や導入期間については、 無料お問い合わせからお気軽にご相談ください。