仙台市では、2022年度から実施の助成事業「若年・子育て世帯住み替え支援事業」の要件判定に「Graffer 手続きガイド」を活用。市民が問い合わせをしなくても「自分自身が助成金の対象かどうか」を判定できる仕組みを構築し、市民の利便性向上や職員の業務負荷軽減につなげています。
宮城県仙台市：1,096,704人（令和2年国勢調査）
仙台市「若年・子育て世帯住み替え支援事業」とは
既存住宅の流通促進と若年層の仙台市への定着を図るため、2022年度から実施している新事業です。仙台市内に一戸建ての住宅を取得した若年世帯又は子育て世帯への助成金の交付等により、子育てしやすい良好な住宅への住み替えを応援しています。
庄子：「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」は、2022年度から仙台市が実施する「若年・子育て世帯住み替え支援事業」の対象になるか・対象にならないかをオンラインで確認できるサービスです。市民は、スマートフォンやパソコン、タブレットなどのデバイスから、簡単な質問に回答していくだけで、助成金の対象かどうかを判定できます。
大友：市民や職員の負担を軽減したいと考えたことがきっかけとなりました。助成金を新たに始める場合、自身が支給要件に当てはまるかどうかが分かりにくいことで、申請者の負担が大きくなってしまうケースがよく見られます。一定の問い合わせがあることが見込まれるため、特に制度開始時には、職員にも大きな負担がかかります。当時は、電話ではすべての問い合わせに対応しきれないのではないかと懸念していました。このような状況の中、市全体でデジタル化に向けて取り組みを進める流れが後押しとなり、フルデジタルを最終目標に、デジタル化の検討をはじめました。
大関：仙台市では2021年6月にDX推進計画を定め、「:D-Sendai」というキャッチフレーズのもとで、「デジタル技術でワクワクするまち」を目指した取り組みを進めています。「不慣れな方も含め、誰も取り残さない、常にひとを第一に考えたデジタル化」を念頭に、市全体で電子申請の拡充や、ワンストップ窓口など、市民の負担軽減に取り組んでいます。
古瀬：市民や職員の負担軽減に向けて、まずはできるところからデジタル化を進めようという方向性で話し合いを進めました。今回の手続きは「問い合わせ」に関する負担が大きいため、庁内で既に導入することが決まっていた「Graffer 手続きガイド」が活用できるのではないかと考えました。
庄子：「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」を公開したことによって、問い合わせ業務の削減につながりました。実際、公開から約2カ月間で、400回以上の利用がありました。同じ内容を電話で回答する場合には、1件あたり5分程度かかるため、計算上、約33時間分の業務削減につながったといえます。
スマートフォンから助成金の要件判定ができる「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」によって、計算上、約33時間分の業務削減につながった。
庄子：「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」の使い方が分からないというお問い合わせはありませんでした。手続きガイドのアンケートでは、「分かりやすい」、「事前に確認できて助かります」などの反応があり、市民の役に立ったと感じています。
大友：本年が初めての事業なので比較は難しいのですが、制度に関するお問い合わせは多く、「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」がなければ、さらに多くの問い合わせが発生したのではないかと思います。
庄子：電話で問い合わせをいただいた際の案内にも「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」を活用しました。要件に関する問い合わせの場合には、スマートフォンで簡単に確認できることを伝えることによって、電話対応の時間削減につながりました。対応する職員のスキルにかかわらず、市民に対してより正確な判定結果を伝えられるようにもなりました。
末永：住宅政策課で用意した制度内容をもとに行政デジタル推進課でテスト環境を作成し、そちらをもとに住宅政策課で修正を加えていくという流れで進めました。
「Graffer 手続きガイド」は、専用のExcelを編集してアップロードするだけの操作で簡単に内容を更新していけるシステムです。一般的なシステムの場合、更新の都度外部の事業者への依頼が必要となるため時間を要してしまいますが、「Graffer 手続きガイド」は簡単な修正であれば数分で更新できました。分からない点はグラファーの担当者がすぐに回答してくれたので、スムーズに構築が進められたと感じています。
庄子：テスト環境をベースに課内の数名で検証を行いながら、少しずつ文章の表現を修正していきました。テスト環境でいろいろと試すことができたので、はじめてでも簡単にチャレンジできました。他の業務も並行しながら、約2カ月くらいかけて完成しました。
庄子：課内の検証では、市民にとってより分かりやすい文章となるように配慮しました。文章で説明しにくいものに関しては、画像を使用して、視覚的にも分かりやすく説明するといった工夫も行いました。
大友：ポスター、チラシなどの紙媒体や、市の公式HPなどで広報を行いました。ポスターやチラシに二次元コードを大きく配置することによって、スマートフォンでアクセスしやすいように工夫しました。
庄子：「若年・子育て世帯住み替え支援判定ガイド」について、今後はさらに内容や広報手段をブラッシュアップしていきたいと考えています。今回、制度の対象でないにもかかわらず申請が行われるケースも一部あったため、次回はこういったケースを少なくできるように検討したいと考えています。
大友：本年実施した取り組みに対してはしっかりと検証を行い、来年以降さらに市民の負担軽減につながるような施策につながるよう、検討していきたいと考えています。
末永：「Graffer 手続きガイド」を活用することによって、市民がより簡単に、必要な情報にたどり着けるような仕組みを用意していきたいと考えています。例えば、災害時の情報提供などにも役立てられるのではないかと思います。また、構築したガイドは、手続きを管轄する課のページに分かりやすく掲載することによって、今後さらに市民に分かりやすい形で広報を行っていきたいと思います。
大関：今後、市役所全体でデジタル化を進めていくという上では、DX推進への意識の醸成が重要と考えており、そのために、実際にデジタル技術を体験したり共有したりできるような研修の機会を作り、職員の意識改革に取り組んでいます。本市が定めるDX推進計画のもと、市役所内の体制も整えながら、市民サービスの向上や業務効率化を進め、市民にも市役所職員にも「デジタルで便利になった」と実感してもらえるよう取り組んでいきたいと考えています。
取材・写真：佐竹 佳穂 / 文：東 真希（Govtech Trends編集部）
（※文中の敬称略。撮影時のみマスクを外しています。所属や氏名は取材当時のものです。）
仙台市が取り組む、助成金の要件判定サービスは「Graffer 手続きガイド」で実現することができます。複雑なプログラミングや手続きは必要ありません。情報の追加や変更も追加費用なしで分かりやすく設定することができます。費用や導入期間などについては、無料お問い合わせからお気軽にお問い合わせください。
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人口：
109.67万人（令和2年国勢調査）
導入サービス：
Graffer 手続きガイド
