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目次
- 契約書締結の流れをフローチャートで可視化
- 生成AIを使ったフローチャート作成の手順
- 1.プロンプトの作成
- 2. フローチャート作成ツールで図式化
- 生成AI活用のコツ
- 1.タスクの前後関係・並列関係・分岐を明確に指示する
- 2.一度で完璧を目指さない
- 生成AIを「業務フローの整理」で活用するメリット
- 1.工数の削減
- 2.ミスの減少
- 3.業務の効率化
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契約書締結の流れをフローチャートで可視化
企業において契約書の締結は非常に重要なプロセスですが、関係者が多く、タスクが複雑化しやすい場合があります。グラファーでも、契約書締結の流れの中で、タスク漏れや連携ミスが発生していました。
このような業務課題の解決に役立つのが生成AIです。情報を論理的に整理し、フローチャートで見える化することによって、少ない工数で業務を見直すことができます。今回の記事では、実際にフローチャートを作成する中で、工夫したポイントやプロンプトの例をご紹介します。
生成AIを使ったフローチャート作成の手順
1.プロンプトの作成
まず、契約書締結の流れをテキストで書いてMermaid記法にします。プロンプトには、流れだけではなく、前提条件も記載します。
プロンプト例
契約するときのタスクフローをマーメイド記法でフローチャートにしてください。
# 前提条件
・契約類型は主に「一般契約」、{契約の種類を記載}、{契約の種類を記載}、の3類型とする
・「{稟議システム名}」とは、契約稟議システムである
・「{タスク管理ツール名}」とは、ボード型のタスクチケット管理ツールである
・「{電子契約ツール名}」とは、当社が利用する電子契約締結サービスである
# タスクフロー
「一般契約」については、契約の締結を希望する当社社員は以下の通りのフローの通り契約の締結を進める
①契約の相手について、過去に取引が無い新規の取引先である場合は「新規取引先申請」を{稟議システム名}で起票する。もし過去に取引がある相手である場合にはこの起票は不要なので②を進める
②～～
③～～実際に実行するとこのような返答が返ってきます。
2. フローチャート作成ツールで図式化
Mermaid記法で書いたものを、フローチャート作成ツールに貼り付けます。今回はMermaid Live Editorという無料ツールを利用しました。
出力結果が不十分な場合には、以下のように対応します。
フローチャート作成ツールに貼り付けた際にエラーが発生した場合、エラー内容を生成AIのチャット画面に貼りつけて、修正を指示する
想定と異なるアウトプットになってしまった場合、その部分を修正するよう指示する
生成AI活用のコツ
フローチャート作成のタスクでは、以下のポイントを押さえることが重要です。
1.タスクの前後関係・並列関係・分岐を明確に指示する
タスクの流れを明確にし、どのタスクがどのタイミングで行われるのかを詳細に指示します。流れを1文で記載するのではなく、なるべくステップを区切り、各タスクの前後関係や並列関係、分岐などを明確に書きます。
2.一度で完璧を目指さない
最初から100％完璧なフローチャートを目指すのではなく、修正を繰り返しながら完成度を高めていきます。
フローチャート図の作成に限らず、エラーが発生した場合や、重複したり前後関係が逆になったりしている場合には修正指示を行い、完成に近づけていきます。
意図したものがアウトプットできない場合も、諦めずに生成AIと対話することで、意図に近いものができるようになります。
生成AIを「業務フローの整理」で活用するメリット
生成AIを今回のような「業務フローの整理」に活用することで、以下のようなメリットがあります。
1.工数の削減
フローチャートを手動で作成する場合に比べて工数を削減することができます。手動で作成しようとすると、図形の並べ替えや、位置の調整、といったデザイン面で時間がかかってしまう場合があります。生成AIに任せてしまうことで、工数の削減をすることができます。
2.ミスの減少
フローチャートでタスクの流れを可視化することにより、タスク漏れや連携ミスを大幅に減少させることができます。
3.業務の効率化
フローチャートを活用することで、業務の流れが明確になり、各担当者が自分のタスクを把握しやすくなります。
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文：東 真希 / 図：望月 麻由
