グラファーでは「生成AIを企業でどう使えばいいか分からない」「生成AIによる成果が出ない」といった課題に対し伴走型の支援や研修、プロダクト開発を通じて一気通貫で支援します。生成AI活用でお困りの方はお気軽にご相談ください。
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目次
- 経理現場で繰り返された「手作業の連鎖」
- 従来の作業フロー
- 課題解決の糸口は「タスク細分化」と「生成AIとの対話」
- 請求書の取りまとめが「1日→5秒」に短縮！
- 自動化ツールの全体像
- 生成AI活用のポイント──“壁打ち”と“やりきる力”が成功のカギ
- 生成AIで業務改善はもっと身近に
- 「業務効率化を本気で実現したい」経理・管理部門の皆様へ
経理現場で繰り返された「手作業の連鎖」
経理部門には、取引先から毎月大量の請求書データが届きます。請求書が届き、その支払い情報を1つのファイルに取りまとめる作業があります。
しかし、その多くは、セキュリティ対策のためパスワード付きPDFとして送付され、現場では大きな負担となっていました。
従来の作業フロー
1.パスワード付きPDFのダウンロード
1日に届くPDFは、100件以上。まずは全て手動でダウンロード。
2.パスワード確認＆手動入力
パスワードは別メールで送られるため、毎回メールを探し、一つずつ入力してPDFを開封。
3.ファイルの手動格納＆転記
開いたPDFを所定のフォルダに保存。必要なデータは手作業でExcel（スプレッドシート）に転記。
この一連の作業だけで、“丸一日”かかっていました。
さらに、PDFは「1取引1ファイル」という形式で届くため、全体のデータを横断的に検索・比較することも困難。手入力による転記はヒューマンエラーのリスクも高く、業務効率化の大きな壁となっていました。
課題解決の糸口は「タスク細分化」と「生成AIとの対話」
「もっと自動化したい」「データをうまく活用したい」と思っていましたが、具体的に“どこから手をつけるべきか”で悩んでいました。
今回、経理担当者は、まず「やりたいこと」を徹底的に細分化しました。
例：「このPDFからこの項目を抽出したい」「抽出したデータをこの列に整形したい」など、細かい単位で要件を整理。
次に、そのタスクごとに「どうやるか」を生成AIに相談。Pythonなどのプログラミング言語やツール選択、さらには具体的なコード例まで、まるで“AIエンジニア”に伴走してもらう感覚で進めます。
生成AIから得た情報を「とりあえず実装」し、動かない・エラーが出る場合は、その内容を生成AIに再度相談。このプロセスを何度も繰り返すことで、やりたいことを実現していきました。
実際のプロンプト例
請求書の取りまとめが「1日→5秒」に短縮！
この試行錯誤の結果、Pythonスクリプトを活用し、メールからPDFを自動取得→パスワードの自動入力を実現。
さらに、パスワード解除後のPDFから必要データをGraffer AI Studioで自動抽出・CSV化することで、手入力・転記作業をゼロに。100件以上の請求書をExcelに一覧化する作業が、たった5秒で完了するようになりました。
自動化ツールの全体像
本事例で構築したソリューションは、主に以下の4ステップで構成されています。
Pythonで実装したツールをもとに、メールからPDF自動取得・格納
PDFをGoogle Driveへ自動保存
Pythonでパスワード付きPDFを自動入力
Graffer AI StudioでPDFデータをCSV一覧化
それぞれの工程で生成AIとPythonの特有性を理解した上で、二つを柔軟に使い分け、ツールを開発しました。
生成AI活用のポイント──“壁打ち”と“やりきる力”が成功のカギ
生成AIの得意・不得意を知る
生成AIはコードの生成やエラーの解説が得意です。一方で、実行しても毎回同じ出力結果が得られるわけではないので、同じ操作をしてほしい場合などはプログラムを動かしたりRPAを組んだりする必要があります。
やりたいことを明確に細分化して伝える
「何を」「どうしたいか」を具体的に伝えることで、生成AIから精度の高い回答が得られます。
「全てAIで完結」にこだわらない
人間の判断や他ツールとの連携も柔軟に組み合わせることで、現実的な業務改善が実現します。いきなり全自動化を目指すのではなく、部分的に少しずつ改善をしていきます。
失敗やエラーは「壁打ち」チャンス
うまくいかない時こそ、生成AIに状況を具体的に伝えて再提案・修正を依頼します。一度伝えて100％の回答を得ようとせず、何度もやりとりをしながら理想のアウトプットに近づけていくことも大切です。
生成AIで業務改善はもっと身近に
「プログラミング未経験でも、生成AIの力を借りて現場の課題が自分で解決できる」
本事例は、そんな“業務改善の新しい形”を示しています。現場の業務を一番理解しているのは、まさに担当者自身。
「やりたいこと」を細分化し、生成AIに壁打ちしながら、手を動かしてみる。この対話型プロセスこそ、これからの業務改善のスタンダードになりつつあります。
「業務効率化を本気で実現したい」経理・管理部門の皆様へ
現場に寄り添った生成AI活用や自動化ツールの構築にご興味がありましたら、ぜひGraffer AI Solutionまでご相談ください。
文：ゴーシュ 凜 / 図：望月 麻由
