Chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật

Công ty Graffer, Inc. (Sau đây gọi là “Công ty chúng tôi”. ), trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh, sẽ xử lý nhiều thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên. Vì lý do này, chúng tôi cho rằng trách nhiệm quan trọng của tất cả nhân viên là phải nhận thức được tầm quan trọng của thông tin cá nhân và tiến hành bảo vệ những thông tin đó, vì vậy, chúng tôi đã quy định triết lý bảo vệ thông tin cá nhân của Công ty chúng tôi là “Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân”, và quy định việc xử lý cụ thể dựa trên chính sách đó là “Xử lý thông tin cá nhân” (Kết hợp cả hai văn bản này được gọi là “Chính sách bảo mật” của Công ty chúng tôi.), đồng thời chúng tôi cũng thiết lập hệ thống quản lý thông tin cá nhân và thực hiện các biện pháp ứng phó có trách nhiệm với tư cách là một doanh nghiệp.

Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân

1. Xử lý thông tin cá nhân

Công ty Graffer, Inc. (Sau đây gọi là “Công ty chúng tôi”. ) thiết lập một hệ thống quản lý để bảo vệ thông tin cá nhân phù hợp với thực trạng công việc đối với thông tin cá nhân mà Công ty chúng tôi xử lý trong hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời xử lý thông tin cá nhân một cách hợp lý và cẩn trọng theo nội dung của Xử lý thông tin cá nhân và quy định nội bộ công ty, v.v… Đối với thông tin cá nhân đã thu thập, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng trong phạm vi mục đích sử dụng, và sẽ thực hiện các biện pháp để thông tin không bị sử dụng với mục đích khác.

2. Tuân thủ luật và quy định, v.v…

Công ty chúng tôi sẽ tuân thủ Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, hướng dẫn của các bộ ngành, cũng như các luật và quy định liên quan khác, v.v… để bảo vệ thông tin cá nhân.

3. Các biện pháp để quản lý an toàn

Công ty chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp bảo mật hợp lý trong phạm vi trách nhiệm của Công ty để ngăn ngừa thông tin cá nhân đã thu thập bị rò rỉ, bị hủy hoại hoặc bị thiệt hại, và để quản lý thích hợp thông tin cá nhân đã thu thập.

4. Các vấn đề liên quan đến khiếu nại và tư vấn

Công ty chúng tôi sẽ cố gắng phản hồi một cách trung thực và nhanh chóng các khiếu nại và tư vấn liên quan đến thông tin cá nhân. Vui lòng gửi ý kiến của bạn đến địa chỉ liên hệ được quy định trong “Xử lý thông tin cá nhân”.

5. Không ngừng cải tiến

Công ty chúng tôi đã thiết lập hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân để ứng phó với những thay đổi trong nội dung kinh doanh và những thay đổi trong môi trường xã hội, luật pháp, công nghệ thông tin xung quanh hoạt động kinh doanh, v.v…, đồng thời định kỳ xem xét lại hệ thống này và không ngừng cải tiến hệ thống.

Công ty Graffer, Inc.
Đại diện pháp luật kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Ishii Daichi
Ngày ban hành: Ngày 1 tháng 3 năm 2018
Ngày sửa đổi cuối cùng: Ngày 3 tháng bảy năm 2023

Ngoài ra, nếu có thắc mắc về Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của Công ty chúng tôi, vui lòng liên hệ đến địa chỉ liên hệ được quy định trong “Xử lý thông tin cá nhân”.

Xử lý thông tin cá nhân

 Công ty Graffer, Inc. (Sau đây gọi là “Công ty chúng tôi”. ) tôn trọng quyền riêng tư của những người sử dụng dịch vụ do Công ty chúng tôi cung cấp (Sau đây gọi là “Người dùng”. ), và quy định về việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng (được định nghĩa bên dưới) như sau.

Phạm vi áp dụng

Quy định này, cùng với Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của Công ty chúng tôi, là các văn bản cấu thành Chính sách bảo mật của Công ty chúng tôi (Sau đây, “Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân” và “Xử lý thông tin cá nhân” được gọi chung là “Chính sách bảo mật”.), và được áp dụng cho các giải pháp dành cho chính quyền địa phương và các cơ quan chính phủ do Công ty chúng tôi cung cấp (Đăng ký thông minh Graffer, Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer, Hướng dẫn thủ tục Graffer), Dịch vụ dành cho cá nhân và doanh nghiệp (Yêu cầu cấp giấy chứng nhận pháp nhân Graffer, Hỗ trợ lấy chứng thư điện tử Graffer), và các dịch vụ khác do Công ty chúng tôi cung cấp. (Sau đây gọi là “Dịch vụ này”).

Ngoài ra, trong trường hợp việc xử lý thông tin cá nhân được quy định theo điều khoản cá nhân riêng, v.v…, thì điều khoản cá nhân, v.v… đó cũng sẽ được áp dụng.

1. Định nghĩa thông tin cá nhân

Trong Chính sách bảo mật, “Thông tin cá nhân” có nghĩa là thông tin cá nhân được quy định tại Khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.

2. Thu thập thông tin cá nhân

1. Khi thu thập thông tin cá nhân của người dùng, Công ty chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết sau khi đã làm rõ mục đích sử dụng theo Chính sách bảo mật.

2. Trong dịch vụ này, chúng tôi có thể hỏi thông tin cá nhân khi người dùng sử dụng dịch vụ này hoặc yêu cầu thông tin về dịch vụ này.

3. Dịch vụ này có thể tự động thu thập thông tin liên quan đến người dùng khi người dùng sử dụng dịch vụ này. Khi người dùng đăng ký tài khoản và đăng nhập vào dịch vụ này, Công ty chúng tôi sẽ biết được người dùng đang sử dụng dịch vụ này như thế nào. Dịch vụ này sẽ tự động ghi nhận các thông tin như địa chỉ IP, thông tin cookie, trang đã xem, môi trường sử dụng, v.v… của người dùng từ trình duyệt của người dùng và ghi lại vào máy chủ.

4. Về nguyên tắc, Công ty chúng tôi không thu thập thông tin cá nhân bao gồm các nội dung được trình bày sau đây. Tuy nhiên, trường hợp người dùng tự cung cấp theo đánh giá của chính mình, thì sẽ không thuộc phạm vi này.

・ Nội dung liên quan đến tư tưởng, tín ngưỡng và tôn giáo
・ Nội dung là nguyên nhân gây ra sự phân biệt đối xử xã hội như chủng tộc, dân tộc, địa vị, khuyết tật về thân thể và tinh thần, tiền án tiền sự, và các vấn đề khác
・ Nội dung liên quan đến quyền tổ chức, thương lượng tập thể của người lao động, và các hành vi hoạt động tập thể khác
・ Nội dung liên quan đến việc tham gia hoạt động biểu tình tập thể, thực thi quyền kiến nghị, và thực thi các quyền lợi chính trị khác
・ Chăm sóc sức khỏe và đời sống tình dục

3. Thu thập thông tin cá nhân bằng phương pháp mà bản thân người đó không thể dễ dàng nhận ra

Công ty chúng tôi có thể thu thập thông tin về tình trạng truy cập vào dịch vụ này của người dùng và phương pháp sử dụng dịch vụ đó. Trong đó bao gồm các thông tin sau đây. Ngoài ra, Công ty chúng tôi không sử dụng những thông tin này với mục đích xác định cá nhân người dùng.

• Nhật ký truy cập vào dịch vụ này
• Tình trạng truy cập của người dùng mà Google LLC thu thập và ghi lại thông qua “Google Analytics” dựa trên cookie. Ngoài ra, những thông tin này sẽ được Google LLC quản lý theo Chính sách bảo mật của họ.

* Cookie là dữ liệu quy mô nhỏ được gửi từ máy chủ web đến trình duyệt của người dùng. Bằng cách được lưu trữ trong trình duyệt của người dùng, cookie có chức năng giúp tiết kiệm thời gian và công sức nhập lại thông tin người dùng và hiển thị nội dung tối ưu cho người dùng. 

* Về chính sách bảo mật của Google LLC, vui lòng truy cập liên kết bên dưới để biết chi tiết. https://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/

* Đối với việc Công ty chúng tôi sử dụng “Google Analytics” để thu thập tình trạng truy cập của người dùng, người dùng có thể ngừng việc này bằng cách vô hiệu “Google Analytics” trong cài đặt tiện ích bổ sung của trình duyệt. Ngoài ra, nếu đặt “Google Analytics” thành vô hiệu, thì ngoài dịch vụ này, “Google Analytics” cũng sẽ bị vô hiệu trên cả các trang web. Vui lòng truy cập liên kết bên dưới để biết quy trình vô hiệu. https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ja

4. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

Công ty chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập cho các mục đích sau đây. Nếu người dùng đồng ý với mục đích sử dụng riêng, chúng tôi sẽ sử dụng thông tin trong phạm vi mục đích sử dụng đó.

1. Giải pháp dành cho chính quyền địa phương và cơ quan chính phủ (Graffer Platform)

(1) Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng dịch vụ Đăng ký thông minh Graffer

• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng để cung cấp dịch vụ Đăng ký thông minh Graffer (các công việc như cung cấp hệ thống đăng ký điện tử, tổng hợp, phân tích, điều tra thông tin liên quan đến tình trạng sử dụng, báo cáo cho chính quyền địa phương, v.v…).
• Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin mà người dùng đã nhập và đăng ký làm thông tin đăng ký để cung cấp cho người dùng dưới dạng biên nhận đăng ký.
• Để xử lý xác thực cá nhân của người dùng, chúng tôi sẽ sử dụng thông tin được ghi lại trong chứng thư điện tử dùng cho chữ ký hợp lệ được lưu trữ trong thẻ My Number của người dùng thông qua ứng dụng điện thoại thông minh “Graffer Identity” do Công ty chúng tôi cung cấp (bao gồm cả việc cung cấp cho bên kiểm chứng chữ ký). Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ sử dụng thông tin liên quan đến họ tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh đã đọc từ thẻ My Number để người dùng có thể tạo thông tin đăng ký một cách hiệu quả.
• Công ty chúng tôi đang sử dụng SBPS để xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Hệ thống của SBPS được thiết kế để tuyệt đối không thông báo cho Công ty chúng tôi về các thông tin thẻ tín dụng cần được xử lý thận trọng như mã số thẻ và CVC (mã bảo mật), v.v… Công ty chúng tôi chỉ có thể truy cập những thông tin ở mức tối thiểu cần thiết cho mục đích quản lý và xác nhận các giao dịch, v.v… với Công ty chúng tôi. Theo đó, ngay cả khi bên thứ ba truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu của Công ty chúng tôi, thì cũng không có nguy cơ dẫn đến việc sử dụng trái phép thẻ tín dụng, v.v…
• Trường hợp người dùng đã trả lời bản khảo sát sau khi hoàn tất đăng ký, dữ liệu trả lời sẽ được sử dụng cho các mục đích sau đây.
  • Để cải thiện dịch vụ của Công ty chúng tôi và chính quyền địa phương cung cấp
  • Để Công ty chúng tôi hoặc chính quyền địa phương cung cấp sẽ tiến hành xử lý khi cần thiết trong trường hợp dữ liệu trả lời có chứa câu hỏi của người trả lời
  • Để cung cấp cho chính quyền địa phương không phải chính quyền địa phương cung cấp và các bên thứ ba khác với mục đích thể hiện đánh giá và mức độ hài lòng của người dùng đối với dịch vụ của Công ty chúng tôi, hoặc để công bố trong các ấn phẩm và bài viết của Công ty chúng tôi (Trong trường hợp này, chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu trả lời ở trạng thái không thể xác định một cá nhân cụ thể và không bao gồm thông tin cá nhân)
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để trả lời các thắc mắc và tư vấn về dịch vụ Đăng ký thông minh Graffer (bao gồm việc xác nhận, ghi chép và quản lý trong Công ty chúng tôi).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để phân tích tình trạng sử dụng dịch vụ Đăng ký thông minh Graffer.
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để bổ sung và cải thiện các chức năng của dịch vụ Đăng ký thông minh Graffer.
• Ngoài ra, thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng với mục đích được quy định trong “Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng của dịch vụ này (Hạng mục chung)” sau đây.
• Hơn nữa, thông tin đã đăng ký cũng sẽ được cung cấp cho chính quyền địa phương nơi người dùng đăng ký, và các chính quyền địa phương sẽ sử dụng thông tin đó theo quy định xử lý thông tin cá nhân, v.v… của từng chính quyền địa phương. Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Điều khoản sử dụng dịch vụ của từng chính quyền địa phương.

(2) Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng dịch vụ Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer

• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng để cung cấp dịch vụ Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer (các công việc như cung cấp hệ thống đặt hẹn tại quầy tiếp nhận, tổng hợp, phân tích, điều tra thông tin liên quan đến tình trạng sử dụng, báo cáo cho chính quyền địa phương, v.v…).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để trả lời các thắc mắc và tư vấn về dịch vụ Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer (bao gồm việc xác nhận, ghi chép và quản lý trong Công ty chúng tôi).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để phân tích tình trạng sử dụng dịch vụ Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer.
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để bổ sung và cải thiện các chức năng của dịch vụ Đặt hẹn tại quầy tiếp nhận Graffer.
• Ngoài ra, thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng với mục đích được quy định trong “Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng của dịch vụ này (Hạng mục chung)” sau đây.

(3) Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng dịch vụ Hướng dẫn thủ tục Graffer

• Công ty chúng tôi sẽ không thu thập thông tin cá nhân của người dùng khi cung cấp dịch vụ Hướng dẫn thủ tục Graffer (các công việc như cung cấp hệ thống hướng dẫn thủ tục hành chính, tổng hợp, phân tích, điều tra thông tin liên quan đến tình trạng sử dụng, báo cáo cho chính quyền địa phương, v.v…).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để trả lời các thắc mắc và tư vấn về dịch vụ Hướng dẫn thủ tục Graffer (bao gồm việc xác nhận, ghi chép và quản lý trong Công ty chúng tôi).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để phân tích tình trạng sử dụng dịch vụ Hướng dẫn thủ tục Graffer.
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để bổ sung và cải thiện các chức năng của dịch vụ Hướng dẫn thủ tục Graffer.
• Ngoài ra, thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng với mục đích được quy định trong “Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng của dịch vụ này (Hạng mục chung)” sau đây.

2. Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng Dịch vụ dành cho cá nhân và doanh nghiệp

• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng để cung cấp dịch vụ Yêu cầu cấp giấy chứng nhận pháp nhân Graffer, Hỗ trợ lấy chứng thư điện tử Graffer (sau đây gọi là “Dịch vụ chứng nhận”) (các công việc cung cấp hệ thống hỗ trợ yêu cầu và lấy giấy chứng nhận, thu thập, phân tích và điều tra thông tin liên quan đến tình trạng sử dụng, và liên hệ với người dùng để thông báo về lỗi hệ thống, v.v…).
• Công ty chúng tôi đang sử dụng SBPS để xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng. Hệ thống của SBPS được thiết kế để tuyệt đối không thông báo cho Công ty chúng tôi về các thông tin thẻ tín dụng cần được xử lý thận trọng như mã số thẻ và CVC (mã bảo mật), v.v… Công ty chúng tôi chỉ có thể truy cập những thông tin ở mức tối thiểu cần thiết cho mục đích quản lý và xác nhận các giao dịch, v.v… với Công ty chúng tôi. Theo đó, ngay cả khi bên thứ ba truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu của Công ty chúng tôi, thì cũng không có nguy cơ dẫn đến việc sử dụng trái phép thẻ tín dụng, v.v…
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để trả lời các thắc mắc và tư vấn liên quan đến Dịch vụ chứng nhận (bao gồm việc xác nhận, ghi chép và quản lý trong Công ty chúng tôi).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để phân tích tình trạng sử dụng Dịch vụ chứng nhận.
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để bổ sung và cải thiện chức năng của Dịch vụ chứng nhận.
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để quảng cáo, tuyên truyền, gửi thư quảng cáo, thực hiện khảo sát điều tra và các hoạt động marketing khác liên quan đến Dịch vụ chứng nhận và các dịch vụ người dùng dành cho cá nhân và doanh nghiệp khác (bao gồm những dịch vụ do công ty chúng tôi phát triển trong tương lai, sau đây được gọi là “Dịch vụ chứng nhận, v.v…”).
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để phân phối các loại quảng cáo khác nhau, nắm bắt số liệu thống kê và hiệu quả của việc phân phối quảng cáo, v.v… khi tiến hành phân phối quảng cáo liên quan đến Dịch vụ chứng nhận, v.v…
• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để điều tra bất kỳ hành vi nào vi phạm các điều khoản, v.v… của Công ty chúng tôi liên quan đến Dịch vụ chứng nhận, và để xác nhận các chi tiết nội dung đăng ký dựa trên cuộc điều tra đó.
• Ngoài ra, thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng với mục đích được quy định trong “Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng của dịch vụ này (Hạng mục chung)” sau đây.

3. Thông tin cá nhân liên quan đến người dùng của dịch vụ này (Hạng mục chung)

• Đối với trường hợp người dùng sử dụng “Tài khoản Graffer” làm tài khoản dùng chung cho dịch vụ này, thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng để hiển thị thông tin cơ bản của người dùng và thông tin đăng ký đã nhập trước đây, v.v… khi đăng nhập, và để lưu trữ thông tin được liên kết với tài khoản.
• Trong trường hợp người dùng cho phép liên kết với các dịch vụ SNS khác như Google, LINE, v.v… khi sử dụng dịch vụ này, dựa trên nội dung người dùng đã đồng ý khi cho phép liên kết, chúng tôi sẽ thu thập những thông tin sau đây từ dịch vụ bên ngoài tương ứng.
  (a) ID người dùng được thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài tương ứng
  (b) Thông tin khác mà người dùng đã cho phép tiết lộ cho bên liên kết thông qua cài đặt quyền riêng tư của dịch vụ bên ngoài tương ứng

4. Thông tin cá nhân liên quan đến các đối tác của Công ty chúng tôi (công chức chính quyền địa phương, v.v…)

• Thông tin liên hệ của các đối tác sẽ được chúng tôi sử dụng cho các cuộc họp, liên lạc, đàm phán, v.v…
• Thông tin liên hệ của các đối tác có thể được chúng tôi sử dụng để gửi email liên quan đến dịch vụ này, khảo sát, cung cấp thông tin như hướng dẫn về dịch vụ, v.v…
• Thông tin liên hệ của các đối tác có thể được chúng tôi sử dụng để điều hành các hội thảo liên quan đến dịch vụ này.
• Thông tin liên hệ của các đối tác có thể được chúng tôi sử dụng để thực hiện hợp đồng.

5. Thông tin cá nhân thu thập khi thực hiện công việc mà Công ty chúng tôi được ủy thác

• Trong số thông tin được xử lý trong quá trình thực hiện các công việc được ủy thác cho Công ty chúng tôi (bao gồm việc cung cấp dịch vụ bàn hỗ trợ dành cho cư dân mà Công ty chúng tôi cung cấp cho chính quyền địa phương dưới dạng “Hỗ trợ kỹ thuật Graffer”), nếu chủ sở hữu thông tin cá nhân tương ứng không phải là bên đã đồng ý với Chính sách bảo mật, thông tin cá nhân sẽ được xử lý phù hợp và chỉ trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng cụ thể cho công việc ủy thác tương ứng, và các biện pháp cần thiết để làm điều đó sẽ được thực hiện.

6. Thông tin cá nhân liên quan đến sự kiện, hội thảo

• Thông tin mà người dùng cung cấp cho Công ty chúng tôi có thể được sử dụng để quảng cáo, tuyên truyền, gửi thư quảng cáo, thực hiện khảo sát điều tra và các hoạt động marketing khác tại các sự kiện, hội thảo, v.v… mà công ty chúng tôi tổ chức hoặc tham gia.

7. Thông tin cá nhân có liên quan đến người ứng tuyển công việc và người đã thôi việc

• Thông tin mà người ứng tuyển công việc cung cấp cho Công ty chúng tôi sẽ được sử dụng để liên hệ với người ứng tuyển công việc, sàng lọc tuyển dụng, nghiệp vụ tuyển dụng tại Công ty chúng tôi, thủ tục gia nhập công ty sau khi được tuyển dụng và quản lý việc làm.
• Thông tin liên hệ sẽ được chúng tôi sử dụng để cung cấp thông tin và liên hệ, v.v… với người đã thôi việc.

5. Tùy chọn cung cấp thông tin cá nhân

Mặc dù việc nhập tất cả thông tin cần thiết cho dịch vụ này là không bắt buộc, nhưng nếu bạn không nhập thông tin cần thiết để cung cấp dịch vụ, bạn có thể không sử dụng được tất cả hoặc một phần dịch vụ này.

6. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Công ty chúng tôi sẽ không bán, cho thuê thông tin cá nhân đã thu thập. Ngoài ra, về nguyên tắc, Công ty chúng tôi sẽ không cung cấp thông tin cá nhân đã thu thập cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của chính người dùng. Tuy nhiên, trong các trường hợp dưới đây, chúng tôi có thể cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba mà không cần đến sự đồng ý của người dùng trong phạm vi không vi phạm các luật và quy định liên quan.

• Trường hợp căn cứ theo luật pháp và quy định
• Trong trường hợp cần thiết để bảo vệ tính mạng, sức khỏe hoặc tài sản của con người và khó có được sự đồng ý của chính người dùng
• Trong trường hợp đặc biệt cần thiết để cải thiện vấn đề sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em, và khó có được sự đồng ý của chính người dùng
• Trong trường hợp cần phải hợp tác để cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, và bên được cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương ủy thác để thực thi công việc theo quy định của các luật và quy định, và việc lấy được sự đồng ý của chính người dùng sẽ có nguy cơ gây cản trở việc thực thi công việc tương ứng

7. Sử dụng dữ liệu đã được xử lý thống kê

Dựa trên các thông tin cá nhân do người dùng cung cấp, Công ty chúng tôi có thể tạo dữ liệu thống kê đã qua xử lý để không thể xác định cá nhân. Công ty chúng tôi có thể tự do sử dụng dữ liệu thống kê đó mà không có bất kỳ hạn chế nào.

8. Giám sát bên nhận ủy thác

Công ty chúng tôi có thể ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý thông tin cá nhân đã thu thập trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng. Trong trường hợp này, sau khi có được sự chấp thuận cần thiết, Công ty chúng tôi sẽ lựa chọn bên được công nhận là thích hợp để xử lý thông tin cá nhân, đồng thời sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp để đảm bảo sự bảo vệ thích đáng.

9. Tiết lộ thông tin cá nhân, v.v…

Về nguyên tắc, đối với dữ liệu cá nhân do Công ty chúng tôi nắm giữ hoặc hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, chỉ có bản thân người dùng hoặc người đại diện của người dùng mới có thể yêu cầu Công ty chúng tôi thông báo về “mục đích sử dụng thông tin cá nhân”, công khai, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa bỏ thông tin cá nhân đã đăng ký, ngừng sử dụng, và ngừng cung cấp cho bên thứ ba (Sau đây gọi là “tiết lộ thông tin cá nhân, v.v…”.). Về phương pháp cụ thể, vui lòng liên lạc đến địa chỉ liên hệ về thông tin cá nhân dưới đây. Tuy nhiên, trong các trường hợp sau, chúng tôi có thể không đáp ứng việc tiết lộ thông tin cá nhân, v.v… Ngoài ra, chúng tôi có thể yêu cầu thanh toán phí thủ tục (500 yên (chưa bao gồm thuế) cho mỗi trường hợp) để thông báo và tiết lộ mục đích sử dụng thông tin cá nhân.

* Đối với những người có nguyện vọng tiết lộ, v.v… thông qua các thủ tục điện từ, vui lòng cho chúng tôi biết. Về nguyên tắc, chúng tôi sẽ đáp ứng theo nguyện vọng của bạn.

• Trường hợp có nguy cơ gây tổn hại đến tính mạng, thân thể, tài sản, quyền lợi và lợi ích khác của người dùng hoặc bên thứ ba
• Trường hợp có thể gây trở ngại đáng kể cho việc cung cấp dịch vụ này một cách thích hợp
• Trong trường hợp vi phạm các luật và quy định
• Trường hợp cần một khoản chi phí lớn để thay đổi, v.v… thông tin cá nhân tương ứng
• Trường hợp cần lưu giữ dưới dạng văn bản hành chính đối với thông tin được đăng ký làm thủ tục hành chính
• Trong các trường hợp khác khi khó có thể thay đổi, v.v… thông tin cá nhân, và các biện pháp thay thế cần thiết được thực hiện để bảo vệ quyền và lợi ích của người dùng

10. Hệ thống xử lý thông tin cá nhân và nội dung các biện pháp đang được thực hiện

1) Xây dựng chính sách cơ bản

• Để đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân đúng cách, chúng tôi đã thiết lập “Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân” liên quan đến “việc tuân thủ các luật và quy định, hướng dẫn có liên quan, v.v…”, “quầy tư vấn để giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại”, v.v…

2) Hoàn thiện kỷ luật liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân

• Chúng tôi đã thiết lập các quy định bảo vệ thông tin cá nhân đối với phương pháp xử lý, người chịu trách nhiệm/người phụ trách và nhiệm vụ của họ, v.v… cho từng giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa bỏ, hủy bỏ, v.v… dữ liệu cá nhân nắm giữ.

3) Các biện pháp quản lý an toàn mang tính tổ chức

• Ngoài việc chỉ định người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi còn làm rõ những nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân và phạm vi dữ liệu cá nhân do những nhân viên đó xử lý, đồng thời chúng tôi cũng phát triển hệ thống báo cáo và liên lạc với người chịu trách nhiệm trong trường hợp đã nắm bắt được có vụ việc hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc các quy định xử lý.
• Đối với tình trạng xử lý dữ liệu cá nhân, ngoài việc định kỳ tiến hành tự kiểm tra, chúng tôi còn tiến hành giám sát bởi các bộ phận khác và các bên bên ngoài.

4) Biện pháp quản lý an toàn mang tính cá nhân

• Chúng tôi định kỳ tiến hành đào tạo cho nhân viên về những hạng mục cần lưu ý liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Tất cả nhân viên đều được chúng tôi yêu cầu nộp bản cam kết liên quan đến bảo mật thông tin bao gồm dữ liệu cá nhân.

5) Biện pháp quản lý an toàn mang tính vật lý

• Trong khu vực xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi tiến hành quản lý việc ra vào phòng của nhân viên và hạn chế thiết bị được mang vào, v.v…, đồng thời thực hiện các biện pháp ngăn chặn không cho những người không có quyền hạn xem dữ liệu cá nhân.
• Ngoài việc thực hiện biện pháp để ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc làm mất, v.v… thiết bị, phương tiện điện tử và tài liệu, v.v… xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi còn thực hiện các biện pháp để ngăn không cho dữ liệu cá nhân dễ dàng bị làm rõ khi mang theo các thiết bị, phương tiện điện tử, v.v… tương ứng, bao gồm cả việc di chuyển trong văn phòng.

6) Biện pháp quản lý an ninh mang tính kỹ thuật

• Chúng tôi đang thực hiện kiểm soát truy cập để giới hạn phạm vi của người phụ trách và cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân được xử lý, v.v…
• Chúng tôi đã đưa vào áp dụng một cơ chế để bảo vệ các hệ thống thông tin xử lý dữ liệu cá nhân khỏi sự truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc phần mềm trái phép.

11. Thay đổi Chính sách bảo mật

Công ty chúng tôi có thể thay đổi Chính sách bảo mật bất cứ lúc nào, ngoại trừ trường hợp được pháp luật, v.v… quy định.

<Tên gọi của Tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được cấp phép và nơi yêu cầu giải quyết khiếu nại>

Tên gọi của Tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được cấp phép

Hiệp hội người dùng hệ thống thông tin Nhật Bản (JUAS)

Nơi yêu cầu giải quyết khiếu nại

Phòng tư vấn khiếu nại, Văn phòng sự vụ của Tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được cấp phép

Địa chỉ

Tầng 8, Nihonbashi Horidomecho 2-chome Building, 2-4-3 Nihonbashi Horidome-cho, Chuo-ku, Tokyo

Số điện thoại

03-3249-4104

Thời gian tiếp nhận

10:00 ~ 16:00 (Đóng cửa vào thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ)

<Nơi liên hệ về thông tin cá nhân>

Quầy tư vấn về bảo vệ thông tin cá nhân, Công ty Graffer, Inc.
Người quản lý về bảo vệ thông tin cá nhân　
1-5-8 Sendagaya, Shibuya-ku, Tokyo, 151-0051
Tel: 03-3405-7007
E-mail: privacy@graffer.jp

<Tên doanh nghiệp>

a) Công ty Graffer, Inc.

1-5-8 Sendagaya, Shibuya-ku, Tokyo, 151-0051

Đại diện pháp luật Ishii Daichi

b) Người quản lý về bảo vệ thông tin cá nhân

Bộ phận trực thuộc: Bộ phận hành chính văn phòng

Tel: 03-3405-7007

Ngày ban hành: Ngày 1 tháng 3 năm 2018

Ngày sửa đổi cuối cùng: Ngày 3 tháng bảy năm 2023

Trong trường hợp phát sinh bất kỳ mâu thuẫn nào giữa bản tiếng Nhật và bản dịch, bản tiếng Nhật của quy định này sẽ được ưu tiên áp dụng.